Sie ist aus der modernen Arbeitswelt nicht mehr wegzudenken und auch im Sektor des Einkaufs bietet die Digitalisierung zahlreiche Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung und Verbesserung der Prozesse. Jeder Unternehmensbereich ist bestens dafür geeignet, von ihr zu profitieren. Allerdings wird die Digitalisierung im Einkauf von Unternehmen heute meist immer noch nur unzureichend berücksichtigt.
Dabei zielen die Bestrebungen der Digitalisierung im Einkauf darauf ab, die konventionellen manuellen Prozesse durch den Einsatz digitaler Technologien zu optimieren und zu automatisieren. So können Zeit und gleichzeitig wichtige Ressourcen eingespart bzw. freigesetzt und für strategische wertsteigernde Arbeiten eingesetzt werden. Darüber hinaus lassen sich die Transparenz, die Datenqualität, die Datenanalyse sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten nachhaltig verbessern. Denn: gute Beziehungen sind auf der Basis der Verfügbarkeit belastbarer und gut aufbereitete Daten wichtiger denn je.
9 Handlungsempfehlungen für die Digitalisierung im Einkauf
Unsere Experten im Einkauf von mb consulting partners haben für Sie die folgenden neun Handlungsempfehlungen herausgearbeitet, um Ihnen den Weg in den digitalen Einkauf bestmöglich zu ebnen.
1. Tools & Software
Finden Sie die für Sie richtigen Tools und die richtige Software. Es gibt eine Vielzahl an Lösungen zur Optimierung oder Unterstützung von Einkaufsaktivitäten. Dabei ist es entscheidend, die für Ihre Branche und Aufgaben passenden Lösungen zu enttarnen. Wir lotsen Sie durch den Dschungel der unzähligen Möglichkeiten und finden mit Ihnen gemeinsam den dosiert angemessenen Einsatz von Hilfsmitteln. Die Digitalisierung im Einkauf an sich hat nämlich keinen Selbstzweck, sondern schafft die Basis für die eigentliche Einkaufsarbeit. Dabei gilt es, Insellösungen zu vermeiden und die Strategie der Digitalisierung als Ganzes zu verstehen.
2. Einführung von Procurement-to-Pay (P2P)
Implementieren Sie einen P2P-Prozess inklusive einer E-Procurement-Plattform, die den gesamten Beschaffungsprozess der Ausschreibung über die Angebotsabgabe, die Angebotsauswertung sowie die Bestellung digitalisiert. Der einfache Zugriff auf Kataloge, elektronische Bestellungen, Genehmigungsworkflows und automatisierte Rechnungsverarbeitung sparen Zeit entlang des Beschaffungsprozesses bis zur Bezahlung des Lieferanten. Neben der Zeiteinsparung wird gleichzeitig Transparenz für alle am Beschaffungsprozess Beteiligten Akteure geschaffen.
3. Automatisierung von Beschaffungsprozessen
Identifizieren Sie manuelle und zeitaufwändige Prozesse in Ihrer Tätigkeit. Diese bilden dann die Grundlage für die Digitalisierung im Einkauf und sollten dann automatisiert werden. Dies gelingt unter anderem mithilfe von Workflow-Tools, RPA (Robotic Process Automation) oder anderen Automatisierungslösungen. Beispiele für automatisierbare Aufgaben sind Bestellabwicklung, Preis- und Vertragsprüfung sowie Lieferantenkommunikation. Generell gilt: überall dort, wo die gleiche Tätigkeit mit einem hohen Wiederholungsfaktor durchgeführt wird, sollten digitale Lösungen zu implementiert werden. Die eingesparte Kapazität kann dann wiederum in strategische Einkaufsaktivitäten investiert werden. Übrigens: durch Förderprogramme können der Initialaufwand der Einführung von Lösungen reduziert und Experten mit an Bord geholt werden.
4. Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und maschinellem Lernen
KI denkt Digitalisierung im Einkauf weiter. Nutzen Sie KI und maschinelles Lernen, um datengesteuerte Entscheidungen zu treffen und Prognosen für die Bedarfsplanung, Preisentwicklung oder Lieferantenbewertung zu erstellen. KI kann auch bei der automatischen Erkennung von Abweichungen, der Optimierung von Bestellmengen und der Verhandlung von Vertragskonditionen helfen. Es gibt mittlerweile Tools, die sogar erfolgreich Verhandlungen führen können. Hier mag der eine oder andere noch von der Vorstellung abgeschreckt sein, doch spätestens nach der ersten Live-Erfahrung sieht dies meistens anders aus.
Die maschinelle Analyse der Kombination von kommerziellen Daten in Verbindung mit technischen Daten liefert ungeahnte Potenziale für Einsparungen. Und das in Sekundenschnelle.
5. Implementierung von Lieferantenportalen
Richten Sie digitale Portale für Lieferanten ein, um die Kommunikation und Zusammenarbeit sowohl zu verbessern als auch zu standardisieren. Denn gerade in der Gesprächsabwicklung ist die Digitalisierung im Einkauf unerlässlich. Das erhöht nicht nur die Datenqualität, sondern reduziert auch den manuellen Aufwand. Diese Portale ermöglichen es den Lieferanten, ihre Produkte, Preise und Lieferzeiten zu verwalten, Bestellungen zu empfangen und Informationen über den Lieferstatus bereitzustellen. Diese Plattformen können auch Funktionen wie Lieferantenmanagement und Vertragsverwaltung integrieren.
6. Datenanalyse und Business Intelligence (BI) für die Digitalisierung im Einkauf
Setzen Sie Datenanalyse-Tools ein, um Einkaufsdaten zu erfassen, zu analysieren und zu visualisieren. Dies ermöglicht eine bessere Überwachung von KPIs, die Identifizierung von Einsparpotenzialen, Lieferantenbewertungen sowie die Optimierung von Einkaufsstrategien. Die Konzentration auf wenige und zwar auf die individuell wichtigen KPI’s ist wichtig, um aus BI täglich einen Nutzen ziehen zu können. Hier ist die enge Zusammenarbeit des Einkaufs mit dem Controlling und der IT gefragt.
Entscheidend für Sie ist die richtige Wahl des Tools, die Auswahl der KPI’s sowie die Umsetzung der Einführung.
7. Mobile Anwendungen
Entwickeln Sie mobile Anwendungen für den Einkauf, um den Mitarbeitern den Zugriff auf Informationen und Funktionen von überall aus zu ermöglichen. Dies umfasst beispielsweise die Genehmigung von Bestellungen, das Überprüfen von Bestandsdaten oder die Kommunikation mit Lieferanten. Freigaben oder das Bearbeiten von Workflows sollte jederzeit von überall aus möglich sein, um unnötige Verzögerungen im Prozess zu vermeiden. Auch der Zugriff auf die wesentlichen KPI’s muss für Entscheider und Verhandler ermöglicht werden.
8. Sicherheit und Datenschutz
Stellen Sie sicher, dass bei der Digitalisierung im Einkauf angemessene Sicherheitsmaßnahmen und Datenschutzrichtlinien implementiert werden. Sichern Sie die Kommunikation, den Zugriff auf sensible Daten und stellen Sie sicher, dass die Systeme von Angreifern (von innen und außen) geschützt sind.
9. Mut zur Digitalisierung im Einkauf
Seien Sie unbedingt mutig und probieren Sie bereits vorhandene Lösungen aus. Und warten Sie damit nicht, bis es alle tun. Handeln Sie jetzt! Die richtige Digitalisierung im Einkauf ist jetzt und in naher Zukunft noch Wettbewerbsvorteil und wird zunehmend zum State oft he Art. Das heißt die Basis für einen professionellen Einkauf müssen Sie heute legen. Die weit verbreitete Sorge, dass dies zum Verlust von Arbeitsplätzen führt, ist unbegründet. Vielmehr können die vorhandenen Ressourcen sinnvoller eingesetzt werden durch Datentransparenz, verfügbare Informationen, verbesserte Entscheidungsgrundlagen uvm: Nutzen Sie jetzt die Möglichkeiten, um Ihren Einkauf wettbewerbsfähig zu gestalten.
