Mit Durchblick zum Erfolg
Wie behalten Sie den Durchblick in komplexen Investitionsprojekten? Gerade bei kostenintensiven Beschaffungen von Maschinen und Anlagen liegt der Fokus auf Budget- und Terminmanagement. Ein Trugschluss wäre es, den Einkauf deshalb nur als Besteller und Kostendrücker vorliegender Angebotskosten zu sehen. Denn das Gegenteil ist der Fall: der Einkauf kann DEN entscheidenden Unterschied bei der Beschaffung von Investitionsgütern machen.
6-Phasen-Modell beim Einkauf von Investitionsgütern
Phase 01: Spezifikation
Durch die frühzeitige Einbindung des Einkaufs wird Transparenz in der Spezifikationsphase geschaffen. Dies setzt die aktive Einbringung noch vor der Lieferantensuche voraus. Denn bereits zu diesem Zeitpunkt können Sie als professioneller Commodity Buyer positiven Einfluss auf die Kosten im Einkauf von Investitionsgütern nehmen. Was benötigen Sie wirklich? Was für Ihr Unternehmen gut genug? Wird der Lieferant durch seine Handlungsbefugnis in seinen Optionen zu sehr begrenzt? Richtig eingesetzt, können Sie als Einkäufer in Ihrer Rolle die Weichen für eine lieferantenunabhängige Ausschreibung stellen.
Phase 02: Ausschreibung
Erzeugung von echtem Wettbewerb auf der Lieferantenseite ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Ausschreibung. Nicht nur die technischen Unterlagen sind entscheidend, sondern auch die kommerziellen Rahmenbedingungen sind ein klares Statement an die Anforderungen. Ein sinnvoll eingesetzter Cost-Break-Down dient dazu, Kostentreiber systematisch zu identifizieren und in den folgenden Phasen zu nutzen. In Investitionsprojekten für Maschinen und Anlagen machen die Anschaffungskosten zwar einen beträchtlichen, aber eben auch nur einen Teil der gesamten Projektkosten für das Unternehmen aus. Weitere Ausgaben, wie zum Beispiel die anfallenden Betriebskosten über die Laufzeit, werden oftmals unterschätzt. Und das, obwohl sie den reinen Kaufpreis eines Investitionsguts sogar übersteigen können. Daher ist es essenziell, sich beim Einkauf von Investitionsgütern darüber im Vorfeld im Klaren zu sein.
Phase 03: Angebotsauswertung
Jetzt profitiert das Unternehmen von der Arbeit, die Sie zuvor im Hinblick auf den Einkauf von Investitionsgütern investiert haben. Vergleichbare Angebote, Unterschiede in der Konzeptionierung und Auslegung der Investitionsgüter lassen sich nun auf einen Blick erkennen. Gemeinsam mit den technischen Kollegen aus den Fachabteilungen können Sie Vergleiche der Angebote erstellen. Anhand von ersten Lieferantengesprächen, durchaus mit technischem Fokus, und von gesamtheitlichen Betrachtungen (TCO) können Sie nun eine Vorauswahl treffen. Durch die Vergleiche werden neben dem Kaufpreis auch weitere Kosten, wie zum Beispiel Betriebskosten und Wartung, sichtbar.
Phase 04: Verhandlungen
Ob Auktion oder doch lieber klassisch am Verhandlungstisch: wichtig ist es beim Einkauf von Investitionsgütern, den Geschäftspartner (und sich selbst) aus der Komfortzone herauszubewegen. So können Sie das Ergebnis positiv beeinflussen. In den Verhandlungen zahlt sich Teamarbeit mit den Fachabteilungen aus, wobei der Einkauf durch die Verhandlungen führt. In jedem Fall gilt: durch eine abgestimmte Verhandlungstaktik können Sie die Unternehmens- und projektspezifischen Interessen bestmöglich erreichen. Im Übrigen muss es dabei nicht bei einer Verhandlungsrunde bleiben.
Die Möglichkeiten, die die Vertragsgestaltung bietet, werden auf Einkäuferseite regelmäßig unterschätzt. Rechtssichere Verträge helfen Ihnen dabei, sowohl Fallstricke als auch Möglichkeiten zu erkennen und für sich zu nutzen. Ein wesentlicher Beitrag zur Einhaltung des Budgets und zur Sicherung des Zieltermins kann hier verankert werden.
Phase 05: Vergabe
Wer entscheidet in Ihrem Unternehmen eigentlich, welcher Lieferant für den Einkauf von Investitionsgütern nominiert wird? Der Jurist würde sagen: „Es kommt ganz darauf an.“ Im einfachsten Fall ist die Sachlage eindeutig. Wenn es jedoch Diskrepanzen zwischen bestem Termin, besten Kosten und bestem Konzept gibt, muss eine möglichst objektive Entscheidungsgrundlage her. Dass Ihr Unternehmen den nominierten Lieferanten über den Erhalt des Auftrags informiert, ist naturgemäß logisch und versteht sich von selbst. Denken Sie unbedingt immer daran, auch die anderen Anbieter mit einer hinreichenden Begründung zu informieren. Allein die Mühe, die sie in die Ausarbeitung gesteckt haben, verdient Wertschätzung.
Phase 6: Projektphase
Nach erfolgreiche Auftragsvergabe sind Sie als Einkäufer weiterhin gefragt. Denn neben der technischen spielt die kommerzielle Projektleitung mindestens eine ebenso wichtige Rolle beim Einkauf von Investitionsgütern. Nachtragsmanagement sowie der gezielte Einsatz von Eskalation und Deeskalation sind Kernelemente, um Liefertermin und Budget einzuhalten. Im Rahmen eines aktiven Risikomanagements sind Lieferantenbesuche und Fortschrittskontrollen während der Projektphase enorm wichtig. Mit der Abnahme eines Gewerks und der Übergabe der Maschine an die Produktion ist das Kostenmanagement noch nicht beendet. Im Rahmen von Gewährleistungsfällen ist das Wissen über die Rechte und Pflichten nämlich ebenfalls wichtig.
Mit Durchblick zum Erfolg
Wenn Sie den Überblick im gesamten Beschaffungsprozess haben, beeinflussen Sie damit nicht nur maßgeblich die Einhaltung von Liefertermin und Budget. Sie erkennen und minimieren ebenso Risiken und tragen somit zur erfolgreichen Gestaltung von Investitionsprojekten bei.
