Navigation zum CAPEX-Vertrag: So gestalten Sie Ihre Vertragsverhandlung effizient

CAPEX-Vertrag

Organisieren Sie Ihren CAPEX-Vertrag effizient und fokussiert

Im komplexen Umfeld des Investitionsgütereinkaufs spielt der CAPEX-Vertrag neben der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit Lieferanten immer eine wesentliche Rolle. Wenn dieser rechtssicher, fair austariert und in den wichtigen Punkten für Ihr Unternehmen perfekt durchdacht ist, ist der wesentliche Grundstein gelegt. Dabei schließen sich die schon per Definition komplexe Situation bei der CAPEX-Beschaffung und eine Standardisierung des Vorgehens überhaupt nicht aus. Die Verwendung von zielgerichteten Vertragsvorlagen ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der strategischen Klugheit. Eine allumfassende Lösung für alle Arten von Investitionen existiert natürlich nicht. Stattdessen bedarf es einer sorgfältigen Auswahl und Anpassung von Templates, die den spezifischen Anforderungen verschiedener Investitionstypen gerecht werden. Wir tauchen heute in die Welt der Vertragsnavigation in CAPEX-Projekten ein und zeigen auf, wie spezialisierte Templates Vertragsverhandlungen dem Einkauf einen Schub geben können.
 
Wir von mbcp raten Ihnen: holen Sie die Hoheit der Vertragsverhandlung in den Einkauf zurück und überlassen sie das Feld nicht gänzlich den Juristen. Warum: das Ping-Pong – vom Syndikus über Ihren Einkauf zum Vertrieb zum Juristen des Lieferanten und zurück und wieder von vorne – kostet enorm viel Zeit. Zudem treibt es in den meisten Fällen durch das Beharren beider Juristen auf schwer verständlichen Klauseln, Formulierungen und theoretischen Konstrukten den Preis unnötig nach oben. Das eigentliche Ziel des CAPEX-Projekts gerät dabei nicht selten aus dem Fokus.
 

Sparen Sie sich unnötige Schleifen mit der Rechtsabteilung

Um den Kritikern direkt den Wind aus den Segeln zu nehmen: Sie machen die Rechtsabteilung für ihren CAPEX-Vertrag nicht überflüssig. Aber Sie sparen lange und den Ablauf verkomplizierende Schleifen, in dem sowohl Struktur als auch Entscheidungsspielraum einmal gemeinsam definiert werden, um den Prozess künftig mit hoher Wiederholgenauigkeit abspulen zu können. Ihr Einkäufer kann sich dadurch sicher in den gesteckten Leitplanken bewegen und ist in der Verhandlung entscheidungsfähig. Dies führt zu einem besseren Standing des indirekten Einkaufs insgesamt und steigert darüber hinaus auch die Akzeptanz bei den im CAPEX-Prozess beteiligten Personen. Sie behalten schlichtweg den Durchblick in der komplexen Situation, in der viele Interessen aufeinander treffen. Die Rechtsabteilung ist in den Einzelverhandlungen dann nur noch für die (wenigen) Punkte zuständig, die nicht von Ihrem Einkauf geklärt werden können bzw. dürfen.

 

Standardmaschinen: Rahmenverträge als Schlüssel zur Effizienz beim CAPEX-Vertrag

Wie setzen Sie das nun konkret um? Wir beginnen mit dem Kauf von Standardmaschinen. Darunter sind in der Regel wiederkehrende Investitionen wie beispielsweise Spritzguss- oder Drehmaschinen zu verstehen. Im besten Fall agieren Einkäufer mit Rahmenverträgen, in denen die ausgehandelten Konditionen und Vertragsbedingungen hinterlegt sind. Dann bedarf es bei den einzelnen Beschaffungen lediglich eines Abrufs mit individuellen Konfigurationen und Features. Der Schlüssel zum Erfolg beim CAPEX-Vertrag liegt also bei standardisierten Rahmenverträgen, die die Interessen des Unternehmens bestmöglich darstellen. Für die Einzelverhandlung ist ein einheitliches sowie knackiges Verhandlungsprotokoll empfehlenswert, um die überschaubaren individuellen Vereinbarungen vertraglich festzuhalten. Ein gut durchdachtes Template für Vertragsverhandlungen für Standardmaschinen ist ohne weiteres auf einer Seite darstellbar. Und dies auch, ohne dass Ihr Einkauf dabei auf zu klärende Kernpunkte verzichten zu muss.
 
Sollten Sie Standardmaschinen nicht im großen Stil einkaufen, verfahren Sie einfach wie bei den spezifischen Investitionen.

Unser Expertentipp:

“Verschlanken Sie auch bei Investitionen von Maschinen und Anlagen die Beschaffung von einzelnen Maschinen. Nutzen Sie Rahmenverträge für Standardequipment, dessen Ausgestaltung Sie einmal mit der Rechtsabteilung festlegen. Die individuellen Punkte halten Sie in einem standardisierten Verhandlungsprotokoll fest. Und: achten Sie in der Bestellung unbedingt auf die Nennung der Rangfolge der Gültigkeit von Dokumenten. So sind eventuelle Widersprüche klar geregelt.”

CAPEX-Vertrag

Spezifische Investitionen ohne Wiederholungswert: Der effiziente Weg zur maßgeschneiderten Lösung

Bei der Beschaffung von spezifischen Produktionsanlagen wie z.B. verketteten Fertigungsstraßen oder anderen speziell entwickelten Einmalinvestitionen, häufig einhergehend mit Konstruktionsaufwendungen, sieht die Situation anders aus. Es ist empfehlenswert, mit der richtigen Strategie in den Prozess von Vertragsverhandlungen einzusteigen. Erst dann ist der Fokus auf die Gestaltung von Templates zu richten. Eines vorweg: Auch hier sind standardisierte Vertragsvorlagen Gold wert. Sie ermöglichen es, den Beschaffungsprozess entscheidend zu beschleunigen, indem sie wiederkehrende Anforderungen und Konditionen vorwegnehmen.
 
Da hier regelmäßig nicht auf der Basis eines Rahmenvertrags aufgebaut wird, muss Ihr Einkäufer an alle Punkte in jeder Verhandlung denken. Gleichzeitig soll er in der Lage sein, diese zugunsten der Zielsetzungen von Einkauf und Projekt zu verhandeln. Entscheidend ist hier, dass eine Checkliste mit den für das Projekt wichtigsten und zu regelnden Klauseln vorliegt und eine direkte Verlinkung zu den Paragrafen des ausformulierten CAPEX-Vertrags existiert. Der CAPEX-Vertrag wiederum sollte in verschiedenen Ausgestaltungen, d.h. Umfängen vorliegen (Full vs. Lean Version). Konkret bedeutet dies, dass sich der Umfang des Vertrags in Abhängigkeit von Wertgrenzen und Wichtigkeit oder Kritikalität des zu beschaffenen Investitionsguts steht. Eine Matrix des zum Einsatz kommenden Vertragswerks in Abhängigkeit von den Rahmenbedingungen schafft Klarheit.
 

Verträge in Abhängigkeit des Investitionsvorhabens

Neben der beschriebenen Klassifizierung von Standardmaschinen und spezifischen Maschinen hat der Einkauf von Bauleistungen eine hohe Relevanz im CAPEX-Einkauf. Oftmals ist es sinnvoll, auf die Regelungen der VOB/B zu referenzieren. Grundsätzlich gilt auch beim Einkauf von Bauleistungen das bereits Festgestellte: arbeiten Sie mit einem standardisierten Verhandlungsprotokoll, um die Verhandlungen effizient mit Fokus auf Ihren Zielen zu gestalten. Der Abschluss eines ausformulierten Vertrags mit Spielraum für Ihren Einkauf wird dadurch effizient und erfolgreich.

 

Fazit

Die Vorgehensweise und die Prozesssicherheit durch die Verwendung bekannter Muster ist entscheidend dafür, dass Ihr Einkäufer sich nicht von Nebelkerzen des Lieferanten ablenken lässt. Stattdessen kann er stets seiner Agenda mit seinen Zielen die volle Aufmerksamkeit schenken. Einmal gedacht und vielfach verwendet – das führt zu einer effizienten Vertragsverhandlung.
 
Die Kunst der Vertragsnavigation im CAPEX-Einkauf liegt in der Fähigkeit, das Standardisierte mit dem Maßgeschneiderten zu vereinen. Durch den gezielten Einsatz von Templates, die auf den jeweiligen Investitionstyp zugeschnitten sind, können wir Effizienz steigern, Akzeptanz fördern und letztendlich den Erfolg des Investitionsprojekts entscheidend mit gestalten. Erkennen und verstehen Sie die Nuancen und Herausforderungen, die mit verschiedenen Arten von Investitionen einhergehen. Mit diesem Know-how im Bereich des Einsatzes passender Vertragsvorlagen ist es Ihnen möglich, durch das komplexe Terrain der Vertragsnavigation zu gelangen. Nur so können Sie am Ende auch optimale Ergebnisse erzielen.
Daniel Sorgler

Daniel Sorgler

Geschäftsführender Gesellschafter Experte im Einkauf & Sanierung Wirtschaftsingenieur & Master of Laws
02359 90 29 68  |  daniel.sorgler@mb-cp.de