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Die 6 Phasen des schlagfertigen Einkaufs von Investitionsgütern

Mit Durchblick zum Erfolg

Wie behalten Sie den Durchblick in komplexen Investitionsprojekten? Gerade bei kostenintensiven Beschaffungen von Maschinen und Anlagen liegt der Fokus auf Budget- und Terminmanagement. Ein Trugschluss wäre es, den Einkauf deshalb nur als Besteller und Kostendrücker vorliegender Angebotskosten zu sehen. Denn das Gegenteil ist der Fall: der Einkauf kann DEN entscheidenden Unterschied bei der Beschaffung von Investitionsgütern machen.

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phase 01

Spezifikation

Durch die frühzeitige Einbindung des Einkaufs wird Transparenz in der Spezifikationsphase geschaffen. Dies setzt die aktive Einbringung noch vor der Lieferantensuche voraus. Denn bereits zu diesem Zeitpunkt kann der professionelle Einkauf positiven Einfluss auf die Kosten der Investitionsgüternehmen. Was wird wirklich benötigt? Was ist gut genug? Wird der Lieferant durch seine Handlungsbefugnis in seinen Optionen zu sehr begrenzt? Richtig eingesetzt, können Sie als Einkäufer in Ihrer Rolle die Weichen für eine lieferantenunabhängige Ausschreibung stellen.


phase 02

Ausschreibung

Erzeugung von echtem Wettbewerb auf der Lieferantenseite ist Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Ausschreibung. Nicht nur die technischen Unterlagen sind entscheidend, sondern auch die Kommerzerielle Rahmenbedingungen sind ein klares Statement an die Anforderungen. Ein sinnvoll eingesetzter Cost-Break-Down dient dazu, Kostentreiber systematisch zu identifizieren und in den folgenden Phasen zu nutzen.

In Investitionsprojekten für Maschinen und Anlagen machen die Anschaffungskosten zwar einen beträchtlichen, aber eben auch nur einen Teil der gesamten Projektkosten für das Unternehmen aus. Weitere Ausgaben, wie zum Beispiel die anfallenden Betriebskosten über die Laufzeit, werden oftmals unterschätzt, obwohl sie den reinen Kaufpreis eines Investitionsgutssogar übersteigen können. Daher ist es essenziell, sich darüber im Vorfeld im Klaren zu sein.


phase 03

Angebotsauswertung

Jetzt profitiert das Unternehmen von der Arbeit, die Sie zuvor investiert haben. Vergleichbare Angebote, Unterschiede in der Konzeptionierung und Auslegung der Investitionsgüter lassen sich nun auf einen Blick erkennen. Gemeinsam mit den technischen Kollegen aus den Fachabteilungen werden Vergleiche der Angebote erstellt. Anhand von ersten Lieferantengesprächen, durchaus mit technischem Fokus, und von gesamtheitlichen Betrachtungen (TCO) können Sie nun eine Vorauswahl treffen. Durch die Vergleiche werden neben dem Kaufpreis auch weitere Kosten, wie zum Beispiel Betriebskosten und Wartung, sichtbar.


phase 04

Verhandlungen

Ob Auktion oder doch lieber klassisch am Verhandlungstisch: wichtig ist es, den Geschäftspartner (und sich selbst) aus der Komfortzone herauszubewegen, um das Ergebnis positiv zu beeinflussen. In den Verhandlungen zahlt sich Teamarbeit mit den Fachabteilungen aus, wobei der Einkauf durch die Verhandlungen führt. In jedem Fall gilt: durch eine abgestimmte Verhandlungstaktik können die Unternehmens- und projektspezifischen Interessen bestmöglich erreicht werden. Im Übrigen muss es dabei nicht bei einer Verhandlungsrunde bleiben.

Die Möglichkeiten, die die Vertragsgestaltung bietet, werden auf Einkäuferseite regelmäßig unterschätzt. Rechtssichere Verträge helfen Ihnen dabei, sowohl Fallstricke als auch Möglichkeiten zu erkennen und für sich zu nutzen. Ein wesentlicher Beitrag zur Einhaltung des Budgets und zur Sicherung des Zieltermins kann hier verankert werden.


phase 05

Vergabe

Wer entscheidet in Ihrem Unternehmen eigentlich, welcher Lieferant für die jeweiligen Investitionsgüter nominiert wird? Der Jurist würde sagen:„Es kommt ganz darauf an.“ Im einfachsten Fall ist die Sachlage eindeutig. Wenn es jedoch Diskrepanzen zwischen bestem Termin, besten Kosten und bestem Konzept gibt, muss eine möglichst objektive Entscheidungsgrundlage her. Dass der nominierte Lieferant über den Erhalt des Auftrags informiert wird, ist naturgemäß logisch und versteht sich von selbst. Denken Sie unbedingt immer daran, auch die anderen Anbieter mit einer hinreichenden Begründung zu informieren. Allein die Mühe, die sie in die Ausarbeitung gesteckt haben, verdient Wertschätzung.


phase 06

Projektphase

Nach erfolgreiche Auftragsvergabe sind Sie als Einkäufer weiterhin gefragt. Denn neben der technischen spielt die kommerzielle Projektleitung mindestens eine ebenso wichtige Rolle beim Einkauf von Investitionsgütern. Nachtragsmanagement sowie der gezielte Einsatz von Eskalation und Deeskalation sind Kernelemente, um Liefertermin und Budget einzuhalten. Im Rahmen eines aktiven Risikomanagements sind Lieferantenbesuche und Fortschrittskontrollen während der Projektphase enorm wichtig. Mit der Abnahme eines Gewerks und der Übergabe der Maschine an die Produktion ist das Kostenmanagement noch nicht beendet, denn im Rahmen von Gewährleistungsfällen ist das Wissen über die Rechte und Pflichten ebenfalls wichtig.


Mit Durchblick zum Erfolg

Wenn Sie den Überblick im gesamten Beschaffungsprozess haben, beeinflussen Sie damit nicht nur maßgeblich die Einhaltung von Liefertermin und Budget. Sie erkennen und minimieren ebenso Risiken und tragen somit zur erfolgreichen Gestaltung von Investitionsprojekten bei.

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